Fara í efni

Öryggisáætlanir

Samkvæmt lögum um Ferðamálastofu nr. 96/2018 ber hverjum þeim sem hyggst framkvæma skipulagðar ferðir innan íslensks yfirráðasvæðis að hafa öryggisáætlanir fyrir hverja tegund ferða. Söluaðilar sem selja ferðir sem framkvæmdar eru af öðrum verða að ganga úr skugga um að öryggisáætlanir séu til staðar fyrir þær ferðir.

Ferðamálastofa hefur eftirlit með því að öryggisáætlanir séu til staðar og heimild til að kalla eftir þeim en ekki þarf að senda þær til Ferðamálastofu í tengslum við leyfisumsókn. Sjá umfjöllun hér að neðan um eftirlit með öryggisáætlunum.

Öryggisáætlun samanstendur af fjórum þáttum sem eru áhættumat, verklagsreglur, viðbragðsáætlun og atvikaskráning. Hér fyrir neðan má finna lýsingu á hverjum þætti fyrir sig ásamt dæmum og eyðublöðum sem frjálst er að nota við gerð öryggisáætlana. Hafa ber í huga að öryggisáætlanir þarfnast reglulegrar endurskoðunar og uppfærslu, leggja þarf áherslu á að draga lærdóm af reynslunni.

Áhættumat

Áhættumat felur í sér að greina hættur, lýsa þeirri áhættu sem þær geta skapað og skrá þær stýringar sem þegar eru til staðar. Metinn er alvarleiki og líkur og áhættugildi reiknað. Ef þörf er á eru skilgreindar viðbótaraðgerðir til að draga úr áhættu.

Verklagsreglur

Verklagsreglur lýsa því hvernig ferðir og afþreying skulu framkvæmd á öruggan, samræmdan og viðeigandi hátt og styðja þannig bæði við gæði og öryggi. Verklagsreglur skulu taka mið af þeirri áhættu sem greind hefur verið í áhættumati og fela í sér viðeigandi ráðstafanir til að koma í veg fyrir, draga úr eða stýra þeirri áhættu. Þeim er jafnframt ætlað að koma í veg fyrir, lágmarka eða útiloka þær hættur sem greindar eru í áhættumati og veita leiðsögumönnum og öðru starfsfólki skýrar leiðbeiningar um hvernig ferðir og afþreying skulu framkvæmd í reynd. Verklagsreglur skulu, eftir því sem við á, meðal annars innihalda upplýsingar um hæfni, þjálfun og reynslu leiðsögumanna og starfsfólks, hlutfall viðskiptavina og leiðsögumanna, upplýsingar sem veittar eru viðskiptavinum, nauðsynlegan búnað og fjarskipti. 

Viðbragðsáætlanir

Viðbragðsáætlun byggir á áhættumati og lýsir því hvernig bregðast skuli við slysum og atvikum með það að markmiði að draga úr afleiðingum þeirra.

Þörf getur verið á einni eða fleiri viðbragðsáætlunum, eftir eðli og staðsetningu ferða, þeim hættum sem kunna að vera fyrir hendi og öðrum aðstæðum sem máli skipta. Þetta getur meðal annars átt við um sérstakar viðbragðsáætlanir vegna ferða á svæðum þar sem náttúruvá er til staðar eða þar sem aðgengi að viðbragðsaðilum er takmarkað eða viðbragðstími getur verið langur

Í viðbragðsáætlun felst lýsing á því hvernig skuli bregðast við óhöppum, slysum eða hættuástandi. Mikilvægt er að viðbragðsáætlanir séu skýrar og ávallt aðgengilegar öllum sem starfa í nafni fyrirtækisins.

Atvikaskráning

Mikilvægt er að skrá ítarlegar upplýsingar um öll atvik, óhöpp eða slys sem eiga sér stað í tengslum við ferðir eða starfsemi fyrirtækisins og varða viðskiptavini /þátttakendur, hvort sem atvikin eru minniháttar eða alvarleg slys. Slys á starfsmönnum skulu tilkynnt til Vinnueftirlitsins.

Til að skrá atvik býðst fyrirtækjum aðgangur að Atvikavaktinni en einnig er hægt að fylla út þar til gert  eyðublað fyrir hvert og eitt atvik.

Atvikaskráning er meðal annars mikilvæg við endurskoðun öryggisáætlana svo hægt sé að læra af þeim atvikum sem upp hafa komið.

Ábendingar og hagnýt atriði

  • Vönduð öryggisáætlun er mikilvægur þáttur í að veita góða og örugga þjónustu.
  • Öryggisáætlanir skulu vera skriflegar, bæði á íslensku og ensku.
  • Mikilvægt er að skrá upplýsingar um ÖLL atvik (óhöpp og slys) sem upp koma og einnig þarf að skrá "næstum því" slys.
  • Tryggja skal að starfsfólk þekki efni öryggisáætlana og hafi greiðan aðgang að þeim.
  • Söluaðilar ferða verða að ganga úr skugga um að sá sem framkvæmir ferð sé með öryggisáætlun fyrir ferðina.
  • Hægt er að sækja aðstoð við gerð öryggisáætlana til ýmissa verkfræðistofa og ráðgjafafyrirtækja.
  • Endurmeta þarf öryggisáætlanir reglulega (amk. einu sinni á ári og ávallt í kjölfar hvers konar slysa/óhappa) og gera nýjar þegar nýjar tegundir ferða eru skipulagðar.
  • Á vefsíðu Vakans - gæða- og umhverfisvottunar ferðaþjónustunnar - er að finna ítarlegar leiðbeiningar um gerð öryggisáætlana (sjá hér).

Leiðbeinandi gátlistar vegna öryggisáætlana

Hér fyrir neðan má finna leiðbeinandi gátlista, fyrir mismunandi tegundir ferða og afþreyingar, sem hægt er að nota við gerð öryggisáætlana. Bent er á að gátlistarnir eru hafðír til hliðsjónar í tengslum við eftirlit vegna öryggisáætlana á vegum Ferðamálastofu. 

Mælt er með því að opna gátlistana í Chrome vafranum.

 

Eftirlit með öryggisáætlunum

Samkvæmt lögum nr. 96/2018 hefur Ferðamálastofa eftirlit með því að öryggisáætlanir séu til staðar, uppfylli viðeigandi kröfur laga og séu uppfærðar eftir þörfum. Ferðamálastofu er heimilt að kalla eftir öryggisáætlunum hvenær sem er.

Allir sem framkvæma skipulagðar ferðir á íslensku yfirráðasvæði geta lent í handahófskenndu úrtaki. Í slíkum tilvikum óskar Ferðamálastofa eftir því að öryggisáætlanir fyrirtækisins séu sendar inn til skoðunar. Að auki getur Ferðamálastofa kallað eftir öryggisáætlunum í kjölfar ábendinga sem berast til stofnunarinnar og í kjölfar atvika eða slysa. Í síðarnefnda tilfellinu þarf að fylgja með útfyllt atvikaskýrsla.

Þegar Ferðamálastofa kallar eftir öryggisáætlunum er tilkynning þess efnis send í gegnum island.is ásamt nánari upplýsingum um skilafrest og framkvæmd skoðunar. Við yfirferð öryggisáætlana hjá Ferðamálastofu eru gátlistar, sem sjá má hér að ofan, hafðir til hliðsjónar.

Ferðamálastofa hefur heimild, skv. áðurnefndum lögum, til að leggja dagsektir á fyrirtæki sem uppfylla ekki skilyrði laganna. Dagsektir geta numið frá 50 þús. kr. til 500 þús. kr. á dag.

Fyrir nánari upplýsingar má senda tölvupóst á netfangið oryggi@ferdamalastofa.is