Fara í efni

Árlegt endurmat tryggingafjárhæða ferðaskrifstofa - árleg skil

Frestur til skila gögnum vegna árlegs endurmats, trygging, iðgjalds og, eftir atvikum, stofngjalds er 1. apríl ár hvert. Skila á gögnum í gegnum vefgátt Ferðamálastofu á slóðinni  https://vefgatt.ferdamalastofa.is.

Að gefnu tilefni bendir Ferðamálastofa á að gögnum er ekki skilað sjálfkrafa við greiðslu umsýslugjalds. Að greiðslu lokinni þarf að fara til baka og staðfesta skil (sjá leiðbeiningar). Gögn hafa ekki borist Ferðamálastofu fyrr en að staðfesting á skilum hefur birst innsendanda.

Skráning inn í vefgátt Ferðamálastofu er með rafrænum skilríkjum. Ef um er að ræða skil á gögnum fyrir félag skráir prókúruhafi sig inn á sínum skilríkjum og velur félagið sem skila á fyrir. Ef innsendandi gagna hefur ekki prókúru þarf aðili með prókúru að veita viðkomandi raferænt umboð til skilanna. Umboð er veitt á island.is, leiðbeiningar vegna veitingar umboðs eru hér.

Þegar umboð hefur verið veitt fer sá sem skilar inn gögnunum, hér eftir nefndur innsendandi inn á sínum rafrænum skilríkjum til að skila gögnum og velur félagið sem skila á fyrir.

Iðgjald í Ferðatryggingasjóð vegna ársins 2023 er 2,5% af ákvarðaðri tryggingafjárhæð, sjá nánar undir Útreikningur tryggingar og iðgjalds.

Um tryggingar ferðaskrifstofa gilda lög um pakkaferðir og samtengda ferðatilhögun nr. 95/2018 ásamt reglugerð um Ferðatryggingasjóð nr. 812/2021.

Með ferðaskrifstofum er átt við seljendur pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar. Seljendur eru skipuleggjendur og eftir atvikum smásalar eða hvoru tveggja.

Mikilvægt er forsvarsmenn ferðaskrifstofa hafi kynnt sér vel lög og reglur sem um starfsemina gilda og að veittar upplýsingar séu réttar og í samræmi við gildandi lög og reglur.

Ferðamálastofu er heimilt að fella niður leyfi eða leggja stjórnvaldssektir á ferðaskrifstofur ef veittar hafa verð rangar eða ófullnægjandi upplýsingar sem liggja eiga til grundvallar á mati á fjárhæð iðgjalds og tryggingar, hvort sem brot eru framin af ásetningi eða gáleysi.

Ef brot er framið af stórfelldu gáleysi eða ásetningi getur brotið varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum ef sakir eru miklar.  

Leiðbeiningar og hlekkur til að skila gögnum vegna árlegs endurmats eru undir Gögn sem leggja þarf fram vegna endurmats á fjárhæð tryggingar.

Aðild að Ferðatryggingasjóði

Skylduaðild er að Ferðatryggingasjóði.

Sala pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar er leyfisskyld samkvæmt lögum um Ferðamálastofu.

Þeir sem skipuleggja og selja pakkaferðir og hafa milligöngu um samtengda ferðatilhögun skulu hafa ferðaskrifstofuleyfi og vera aðilar að Ferðatryggingasjóði.

Aðilar að Ferðatryggingasjóði þurfa að leggja fram tryggingu samkvæmt ákvörðun Ferðamálastofu og greiða árlegt iðgjald til sjóðsins og, eftir atvikum, stofngjald.

Fjárhæð tryggingar og iðgjalds er reiknuð út frá tryggingaskyldri veltu ferðaskrifstofunnar samkvæmt framlögðum gögnum.

Stofngjald

Til að gerast aðilar að Ferðatryggingasjóði ber ferðaskrifstofum að greiða stofngjald í sjóðinn. 

Stofngjaldið er 1,5% af reiknaðri grunntryggingafjárhæð (GT) fyrsta starfsárs. Næstu fjögur rekstrarár skal greiða 1,5% af mismun grunntryggingafjárhæðar hvers árs og hæstu grunntryggingafjárhæðar fyrri rekstrarára. Nánar um grunntryggingafjárhæð sjá umfjöllun um útreikning tryggingafjárhæðar

  • ákvörðun árs 1- yfirstandandi ár: 1,5% af GT miðað við áætlaða tryggingaskylda veltu yfirstandandi árs
  • ákvörðun árs 2: 1,5% af mismun GT árs 1 og GT árs 2
  • ákvörðun árs 3: 1,5% af mismun GT árs 3 og GT árs 1 eða árs 2 eftir því hvor er hærri
  • ákvörðun árs 4: 1,5% af mismun GT árs 4 og GT árs 1, árs 2 eða árs 3 eftir því hver er hæst
  • ákvörðun árs 5: 1,5% af mismun GT árs 5 og GT árs 1, árs 2, árs 3 eða árs 4 eftir því hver er hæst

Ferðamálastofa vekur athygli á ekki eru gefnar út sérstakar kvittanir fyrir greiðslu stofngjalds í Ferðatryggingasjóð en bendir á að hægt er að prenta út ákvörðunarbréf vegna stofngjalds sem fylgiskjal í bókhald. Einnig er möguleiki að prenta út kvittun fyrir greiðslunni í netbanka ferðaskrifstofunnar og láta fylgja með.

Umsýslugjald vegna árlegs endurmats tryggingafjárhæða

Ferðamálastofu er heimilt að innheimta gjöld af ferðaskrifstofum til að standa straum af kostnaði við meðferð umsókna um aðild að sjóðnum, vegna mats á fjárhæð iðgjalda og trygginga og umsýslu vegna Ferðatryggingasjóðs.

Umsýslugjaldið Ferðamálastofu er sem hér segir:

  • 35.000 kr. ef heildartryggingarskyld velta síðasta árs er allt að 300 milljónum kr.
  • 75.000 kr. ef heildartryggingarskyld velta síðasta árs er yfir 300 milljónum kr.

Hvaða velta er tryggingaskyld

Velta af sölu pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar er tryggingaskyld.

Pakkaferðir

Allar greiðslur sem seljandi móttekur vegna sölu pakkaferða eru tryggingaskyldar. Seljandi pakkaferða getur verið skipuleggjandi eða smásali.

Um skilgreiningu á pakkaferð, sjá hér.

Samtengd ferðatilhögun

Þær greiðslur sem ferðaskrifstofa, sem hefur milligöngu um samtengda ferðatilhögun, móttekur frá viðskiptavinum teljast til tryggingaskyldrar veltu.

Tryggingaskylda er ekki fyrir hendi ef ferðaskrifstofan, sem hefur milligöngu um samtengda ferðatilhögun, móttekur ekki greiðslur frá viðskiptavini.

Um skilgreiningu á samtengdri ferðatilhögun, sjá hér.

Undanþegið tryggingaskyldu

Eftirfarandi er undanþegið tryggingaskyldu:

  • ferðir sem vara í styttri tíma en sólarhring, nema næturgisting sé innifalin,
  • ferðir sem eru tilfallandi, ekki í hagnaðarskyni og aðeins fyrir takmarkaðan hóp ferðamanna,
  • ferðir sem keyptar eru í tengslum við atvinnurekstur kaupanda á grundvelli almenns samnings (rammasamnings).

Leiðbeiningamyndband:
Í myndbandinu hér að neðan er farið yfir hugtökin pakkaferð og samtengd ferðatilhögun. Útskýrt er hvað telst pakkaferð og hvað telst samtengd ferðatilögun og þar með hvað fellur undir tryggingarskyldu ferðaskrifstofa. Farið er yfir undanþágur sem kunna að gilda og einnig er komið inn á þær kvaðir sem sala á þessum þjónustuþáttum leggur á seljendurna, bæði varandi upplýsingaskyldu og samninga.

 

Hver ber tryggingaskylduna?

Skipuleggjandi

Skipuleggjandi er tryggingaskyldur fyrir öllum pakkaferðum sem hann setur saman, býður fram eða selur.

Skipuleggjandi er tryggingaskyldur fyrir pakkaferðum sem hann selur beint til ferðamanna.

Skipuleggjandi er tryggingaskyldur fyrir pakkaferðum sem hann skipuleggur en eru seldar af öðrum.

  • Í þeim tilvikum myndi sá sem selur pakkaferð fyrir skipuleggjandann teljast smásali.
  • Sami aðili getur verið skipuleggjandi vegna eigin pakkaferða og smásali vegna pakkaferða annarra ferðaskrifstofa.

Skipuleggjanda pakkaferða er heimilt að semja við smásala um að þær pakkaferðir sem smásalinn selur fyrir skipuleggjandann séu tryggingaskyldar af smásalanum.

  • Einungis er hægt að gera slíka samninga um tryggingaskyldu við smásala sem eru með tryggingu innan EES svæðisins.
  • Ef samningurinn er gerður við aðila utan EES svæðisins þá ber skipuleggjandinn tryggingaskylduna.
  • Skipuleggjandinn þarf að geta sýnt fram á samning ef eftir honum er kallað. Að öðrum kosti er öll veltan tryggingaskyld af skipuleggjanda.

Um skilgreiningu á skipuleggjanda, sjá hér.

Smásali

Smásalinn þarf að vera með leyfi sem ferðaskrifstofa og vera aðili að Ferðatryggingasjóði, leggja fram tryggingu og greiða iðgjald og, eftir atvikum, stofngjald.

  • Smásali sem selur pakkaferð fyrir hönd skipuleggjanda í umboðssölu er ekki tryggingaskyldur vegna þeirrar ferðar.
  • Tryggingaskyldan hvílir á skipuleggjandanum nema smásalinn semji um að bera tryggingaskylduna.
  • Þó að smásali selji eingöngu pakkaferðir fyrir aðra og beri ekki tryggingaskyldu vegna þeirra ferða er sala pakkferða leyfisskyld.

Um skilgreiningu á smásala, sjá hér.

Leiðbeiningamyndband:
Í myndbandinu hér að neðan er farið yfir samband skipuleggjenda og smásala, þ.e. samband seljanda pakkaferða um það hver er tryggingarskyldur, hvað er verið að selja, hvenær er verið að selja pakka og hvenær er verið að selja þjónustuþætti. Þetta eru atriði sem skiljanlega eru oft að vefjast fyrir fólki.

Bókhald

Bókhald skal vera fært samkvæmt reglugerð um Ferðatryggingasjóð.

Gæta skal þess sérstaklega að bókfæra tekjur og gjöld réttilega á mánuði innan ársins.

  • Allar greiðslur sem eru mótteknar vegna sölu pakkaferða eða milligöngu um samtengda ferðatilhögun skal færa til tekna í þeim mánuði sem að ferð er farin óháð því hvenær þær eru mótteknar.
  • Sama á við um útgjöld vegna pakkaferða, þau skal færa í þeim mánuði sem ferð er farin, óháð því hvenær greiðslur eru inntar af hendi.
  • Óheimilt er að jafna tekjum vegna pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar yfir árið.
  • Sala pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar skal vera aðgreinanleg frá öðrum rekstri í bókhaldi aðila.
  • Skiptingu tekna og gjalda á mánuði skal vera hægt að lesa úr bókhaldskerfi ferðaskrifstofa á aðgreinanlegan hátt.

Mikilvægt er að færa tekjur og gjöld vegna pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar réttilega á mánuði innan ársins. Séu gjöld ekki færð réttilega, þ.e. í sama mánuði og sú ferð sem verið er að greiða kostnað vegna er farin, skapast óeðlilegt misræmi í bókhaldi sem getur leitt til lægra veltufjárhlutfalls en efni standa til. Ferðaskrifstofur þurfa að líta á fyrirframgreiddan kostnað vegna pakkaferða sem sambærilegan við birgðir og færa til bókar sem skammtímakröfur.

Dæmi: Ferð er farin í febrúar 2024, tekjur vegna hennar eru færðar í febrúarmánuði eins og vera ber. Greitt var fyrir flug vegna ferðarinnar í nóvember 2023 og gjöldin færð strax til bókar. Ferðamenn greiddu inn á ferðina á árinu 2023. Í ársreikningi birtast fyrir fram greiðslur ferðamanna vegna umræddrar ferðar sem skammtímaskuldir en engar kröfur á móti þeim. Væri fyrirframgreiddi kostnaðurinn hins vegar bókaður réttilega, þ.e. í febrúar 2024 birtast skammtímakröfur í ársreikningi á móti skammtímaskuldum og veltufjárhlutfall félagsins endurspeglar betur raunverulega stöðu þess.

Ársreikningar

  • Minnt er á að frestur til skila ársreiknings til Ferðamálastofu er annar en frestur til skila til ársreikningaskrár.

Það gilda sérreglur um skil ársreikninga ferðaskrifstofa til Ferðamálastofu sem ber að fara eftir og ganga sérreglurnar framar almennum lögum um ársreikninga. 

Útreikningur tryggingar og iðgjalds

Ferðamálastofa tekur ákvörðun um fjárhæð tryggingar og iðgjalds á grundvelli framlagðra gagna hverju sinni.

Tryggingafjárhæð:

Tryggingafjárhæð byggist á tryggingaskyldri veltu.

Við mat á fjárhæð tryggingar skulu fundin eftirfarandi gildi:

  • G: Grunntala sem er meðaltal tryggingaskyldrar veltu tveggja tekjuhæstu mánaða síðasta og yfirstandandi rekstrarárs.
  • N: Meðalfjöldi daga frá fullnaðargreiðslu þar til ferð hefst.
  • h: Meðalhlutfall staðfestingargreiðslna af heildargreiðslum.
  • d: Meðallengd ferða í dögum.

Gildin eru fundin fyrir síðasta og yfirstandandi rekstrarár.

Reikna skal grunntryggingafjárhæð GT með eftirfarandi reiknireglu: GT = G*(N/30)+G*h+G*d/30.

Einnig er fundin tryggingaskyld velta  (V) síðasta rekstrarár og hlutfallið a(V).

Hlutfallið a(V) skal vera:
12% ef ársvelta er minni en 300 mkr., 
12% - 6%*(V-300 mkr.)/700 mkr. ef V er milli 300 mkr. og 1 ma.kr., 
6% - 2%*(V-1 ma.kr.)/1 ma.kr. ef V er milli 1 og 2 ma.kr. 
4% - 2%*(V-2 ma.kr.)/3 ma.kr. ef V er stærra en 2 ma.kr.

Tryggingafjárhæð verður T = a(V)*GT.

Niðurstaða síðasta og yfirstandandi rekstrarárs skulu bornar saman og sú niðurstaða gilda sem tryggingafjárhæð sem hærri er.

Fjárhæð tryggingar skal aldrei vera lægri en 500.000 kr. 

Iðgjald:

Stjórn Ferðatryggingasjóðs ákveður iðgjald ár hvert. Ákvörðun stjórnar skal liggja fyrir í síðasta lagi 30. júní. Fjárhæð iðgjalds er reiknuð út frá ákvarðaðri tryggingafjárhæð. 

Stjórn Ferðatryggingasjóðs hefur ákvarðað iðgjald ársins 2023  2,5% með eftirfarandi bókun: Samkvæmt lögum um pakkaferðir og samtengda ferðatilhögun skal iðgjald til Ferðatryggingasjóðs nema á bilinu 2,5-10% af fjárhæð tryggingar til Ferðamálastofu og er stjórn sjóðsins falið það hlutverk að ákvarða það árlega. Eignir sjóðsins eru yfir lögbundinni lágmarksstærð og hafa útgreiðslur úr sjóðnum á grundvelli tryggingarverndar hans verið óverulegar.
Stjórn Ferðatryggingasjóðs hefur því ákveðið að iðgjald til sjóðsins vegna yfirstandandi rekstrarárs verði 2,5%. Það er mat stjórnar að komi til aukinna greiðslna úr sjóðnum eða rekstraráhætta ferðaskrifstofa eykst komi til álita að hækka iðgjald til sjóðsins við næstu iðgjaldsákvörðun, þ.e. fyrir 1. júlí 2024. Slík ákvörðun hefði ekki áhrif á iðgjaldaákvörðun þessa árs.

Hér má sjá dæmi um útreikning grunntryggingafjárhæðar, tryggingafjárhæðar og iðgjalds.

Gjalddagi iðgjalds og frestur til að leggja fram nýja tryggingu er 1. september ár hvert.

Ákvarðanir um fjárhæð trygginga og iðgjalds og, eftir atvikum, stofngjalds eru sendar ferðaskrifstofum rafrænt eigi síðar en fjórum vikum fyrir gjalddaga.

Greidd iðgjöld eru óafturkræf og eru ekki endurgreidd þó ferðaskrifstofa hætti rekstri á árinu sem iðgjald hefur verið greitt fyrir.

Vanræki ferðaskrifstofa greiðslu iðgjalds á gjalddaga eða trygging er ekki lögð fram er Ferðamálastofu heimilt að fella niður leyfið og fellur þá jafnframt úr gildi aðild hennar að Ferðatryggingasjóði.

Ferðamálastofa vekur athygli á ekki verða gefnar út sérstakar kvittanir fyrir greiðslu iðgjalds í Ferðatryggingasjóð en bendir á að hægt er að prenta út kvittun fyrir ákvörðunarbréfið og/eða kvittun fyrir greiðslunni í netbanka ferðaskrifstofunnar sem fylgiskjal í bókhaldi. 

Heimild til hækkunar tryggingafjárhæðar 

Ferðaskrifstofu er skylt að tilkynna Ferðamálastofu ef fyrirsjáanlegt er að tryggingaskyld velta verði umtalsvert meiri en þau gögn sem lágu til grundvallar ákvörðun um fjárhæð tryggingar gáfu til kynna.

Ferðamálastofu er heimilt að krefjast hærri trygginga í þeim tilfellum sem talið er að sérstök áhætta sé af rekstri seljanda, svo sem ef mikil aukning verður í sölu pakkaferða sem endurspeglast ekki í tryggingafjárhæð seljanda, eða ef af öðrum ástæðum kunna að vera líkur á að Ferðatryggingasjóður verði fyrir tjóni. Við matið skal þess gætt að hagsmunir sjóðsins séu tryggðir en jafnframt skal gæta meðalhófs. Iðgjald hækkar til samræmis við hækkun tryggingafjárhæðar.

Ferðaskrifstofum er skylt að veita Ferðamálastofu viðeigandi upplýsingar og gögn svo hægt sé að leggja mat á hækkun tryggingafjárhæðar.

Nánari upplýsingar um beitingu hækkunarheimilda má finna hér.

Gögn sem leggja þarf fram vegna endurmats á fjárhæð tryggingar

Samkvæmt reglugerð um Ferðatryggingasjóð skulu aðilar að sjóðnum skila eftirfarandi upplýsingum eigi síðar en 1. apríl ár hvert:

  1. Ársreikningi í samræmi við lög um ársreikninga, sem skal, eftir því sem við á, vera áritaður af endurskoðanda eða skoðunarmanni. Örfélögum er heimilt að skila rekstraryfirliti og efnahagsyfirliti byggðum á skattframtali félagsins.
  2. Yfirliti yfir mánaðarlega veltu síðasta rekstrarárs þar sem velta vegna sölu pakkaferða annars vegar og samtengdrar ferðatilhögunar hins vegar er sérgreind frá annarri veltu. Yfirlitið skal staðfest af löggiltum endurskoðanda eða skoðunarmanni. Í tilviki örfélaga er framkvæmdastjóra heimilt að staðfesta yfirlitið.
  3. Yfirliti yfir áætlaða mánaðarlega veltu yfirstandandi rekstrarárs þar sem áætluð velta vegna sölu pakkaferða annars vegar og samtengdrar ferðatilhögunar hins vegar er sérgreind.
  4. Staðfestingu löggilts endurskoðanda, skoðunarmanns eða, eftir atvikum, framkvæmdastjóra, um að bókhald tryggingaskylds aðila sé fært í samræmi við ákvæði þessarar reglugerðar.
  5. Yfirliti síðasta og yfirstandandi rekstrarárs yfir hlutfall staðfestingargreiðslna af heildarverði pakkaferða og fjölda daga fyrir upphaf pakkaferða sem þær eru fullgreiddar.
  6. Yfirliti síðasta og yfirstandandi rekstrarárs yfir fjölda pakkaferða skipt niður á mánuði þar sem fram komi lengd þeirra, fjöldi ferðamanna og hvort smásali selji pakkaferðir fyrir hönd skipuleggjanda og, ef svo er, upplýsingar um smásalann, yfirlit yfir þær pakkaferðir sem hann selur og hvor aðila uppfyllir tryggingaskyldu vegna þeirra pakkaferða sem smásalinn selur.
  7. Upplýsingum um hvort tryggingaskyldur aðili framkvæmir einhverja þá ferðatengdu þjónustu sem er hluti pakkaferðar eða samtengdrar ferðatilhögunar sem hann selur.

Gögnum ber að skila inn á vef Ferðamálastofu í gegnum https://vefgatt.ferdamalastofa.is

Frestur til skila á gögnum er 1. apríl ár hvert.

Áríðandi er að fylla rétt út alla reiti og gera grein fyrir öllum umbeðnum upplýsingum.

Hér má finna leiðbeiningar um skilin 

Upplýsingar um veltu, tryggingarskylda og undanþegna, eru skráðar beint á vefinn á þar til gerðum síðum. Þar sem við á ber að skrá upplýsingar um smásala sem ber tryggingaskyldu beint á þar til gerða síðu.

Eftirfarandi gögnum þarf að hlaða upp í vefgátt Ferðamálastofu:

  • Ársreikningi síðasta rekstrarárs
  • Staðfestingu vegna greiningar á veltu 2022 og bókhalds (Er hlaðið niður inn í vefgátt eftir að greining á veltu síðasta árs hefur verið fyllt út, undirrituð og hlaðið aftur inn)
  • Aðrar upplýsigar, svo sem upplýsingar um veltu síðasta árs og yfirstandandi árs og upplýsingar um seljendur sem bera tryggingaskyldu vegna pakkaferða eru skráðar beint í rafræn eyðublöð í vefgáttinni.

Auk þeirra upplýsinga sem krafist er skv. reglugerð ber að skila eftirfarandi gögnum í vefgátt:

Ferðatryggingasjóði ber að tryggja hagsmuni sjóðsins og sjóðsaðila, ákveða hlutfall iðgjalda ár hvert og meta mögulega áhættu á útgreiðslum úr sjóðnum með því að horfa til áhættu af rekstri ferðaskrifstofa. Til að Ferðatryggingasjóður geti með sem bestum hætti gegnt hlutverki sínu fer sjóðurinn fram á að ferðaskrifstofur leggi fram vottorð vegna opinberra gjalda og greiðslustöðu gagnvart lífeyrissjóði/-um.

Ferðamálastofa mun kalla eftir viðbótargögnum og upplýsingum sé tilefni til þess.

Vakin er athygli á að ef það er annar en forsvarsmaður sem sendir inn gögn þarf sá hinn sami að hafa til þess umboð.

Ferðamálastofu er heimilt að fella niður leyfi eða leggja stjórnvaldssektir á ferðaskrifstofu sem veitt hefur rangar eða ófullnægjandi upplýsingar sem liggja eiga til grundvallar á mati á fjárhæð iðgjalds og tryggingar, hvort sem brot eru framin af ásetningi eða gáleysi. Gera má lögaðila sekt skv. almennum hegningarlögum nr. 19/1940.

Ef brot er framið af stórfelldu gáleysi eða ásetningi getur brotið varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum ef sakir eru miklar.

Frestur vegna skila á gögnum

  • Eigi síðar en 1. apríl ár hvert skulu ferðaskrifstofur skila Ferðamálastofu gögnum og upplýsingum vegna endurmats á tryggingafjárhæð.
  • Vakin er athygli á því umræddur frestur er lögbundinn og verða ferðaskrifstofur að gera ráðstafanir til að ársreikningur félagsins sé tilbúinn 1. apríl ár hvert. Ef um örfélag er að ræða þarf að gera ráðstafanir til að rekstrar,- og efnahagsyfirlit byggt á skattframtali félagsins sé tilbúið 1. apríl.
  • Ekki er unnt að verða við beiðnum um fresti eða undanþágur þar sem skilafrestur árlegra gagna er lögbundinn. Ferðatryggingasjóður er samtryggingarkerfi ferðaskrifstofa. Jafnræði þarf að gilda og allar að lúta sömu reglum.  

Hafi gögn ekki borist 1. apríl verður máli ferðaskrifstofunnar vísað til ákvörðunar um viðurlög og mögulega niðurfellingu leyfisins.

Umboð

Ef annar er forsvarsmaður sendir inn gögn fyrir ferðaskrifstofu þarf hann að hafa til þess umboð, sjá hér.

Skilin fara fram með rafrænum skilríkjum. Ef um er að ræða skil á gögnum fyrir félag skráir prókúruhafi sig inn á sínum skilríkjum og velur félagið sem skila á fyrir. Ef innsendandi gagna hefur ekki prókúru þarf aðili með prókúru að veita viðkomandi umboð til skilanna. Leiðbeiningar um veitingu umboðs má finnar hér. Þegar umboð hefur verið veitt fer sá sem skilar inn gögnunum, hér eftir nefndur innsendandi inn á sínum rafrænum skilríkjum til að skila gögnum og velur félagið sem skila á fyrir.

Tilkynningaskylda vegna aukinna umsvifa

Á ferðaskrifstofum hvílir skylda til að tilkynna um aukin umsvif til Ferðamálastofu ef fyrirsjáanlegt er að tryggingaskyld velta verði umtalsvert meiri en þau gögn sem lágu til grundvallar ákvörðunar um tryggingafjárhæð gáfu til kynna skv. samkvæmt 10. gr. reglugerðar um Ferðatryggingasjóð nr. 812/2021.

Samkvæmt 10. gr. reglugerðar um Ferðatryggingasjóð er aðilum að sjóðnum skylt að tilkynna Ferðamálstofu ef fyrirsjáanlegt er að tryggingaskyld velta verði umtalsvert meiri en þau gögn sem lágu til grundvallar ákvörðun um tryggingafjárhæð gáfu til kynna.

Ferðaskrifstofum er skylt að tilkynna um aukna veltu óháð því hvers eðlis starfsemi þeirra er og hvenær árs veltuaukning verður. Ákvörðun um tryggingu á hverjum tíma gildir að öllu óbreyttu fram að næstu ákvörðun, og því áríðandi að hún endurspegli raunverulega áhættu af rekstri aðila og byggist á réttum og uppfærðum upplýsingum.

Rétt er að minna á að í áætlun um starfsemi skal gera ráð fyrir allri væntri sölu ferða á áætlunartímabilinu, ekki einungis þeim ferðum sem þegar eru bókaðar eða seldar þegar áætlun er gerð. Við árlegt endurmat tryggingafjárhæða eru framlagðar upplýsingar bornar saman við upplýsingar úr skilum fyrri ára. Til að ganga úr skugga um hvort aðilar hafi uppfyllt tilkynningaskyldu er raunvelta síðasta árs er borin saman við áætlun sama árs sem lögð var fram við skil fyrra árs. Ef um umtalsverð frávik eru að ræða er félagið tekið til sérstaks eftirlits.

Tilkynning um aukna veltu skal berast á netfangið ferdatryggingasjodur@ferdamalastofa.is. Skila ber upplýsingum um áætlaða tryggingaskylda veltu hvers mánaðar yfirstandandi árs. Ferðamálastofa metur hvort ástæða er til að endurskoða tryggingafjárhæð og veitir leiðbeiningar og kallar eftir frekari upplýsingum eftir því sem við á.

Vanræksla á tilkynningaskyldu um aukna veltu telst misnotkun á Ferðatryggingasjóði og getur varðað stjórnvaldssektum eða refsiviðurlögum eða hvoru tveggja eftir atvikum og alvarleika máls.  

Eftirlit

Ferðamálastofa hefur lögbundið eftirlit með tryggingum ferðaskrifstofa vegna sölu pakkaferða og samtengdrar ferðatilhögunar. Eftirlitið felst í því að sannreyna réttmæti upplýsinga sem ferðaskrifstofur leggja fram við árlegt mat á fjárhæð tryggingar og iðgjalds í Ferðatryggingasjóð og tryggja að áhætta vegna starfsemi einstakra aðila endurspeglist réttilega í tryggingafjárhæðum, iðgjöldum og stofngjöldum þeirra.

Markmið eftirlitsins er að draga úr líkum á að Ferðatryggingasjóður verði fyrir tjóni og sjóðurinn sé bær til að valda hlutverki sínu og standa við skuldbindingar.

Sjóðurinn er samtryggingarsjóður og er lágmarkseign hans bundin í lög, fari heildareign niður fyrir lágmark eða þurfi sjóðurinn að taka lán til að greiða réttmætar kröfur ferðamanna er stjórn sjóðsins heimilt að hækka iðgjaldsprósentu þar til lágmarkseign er náð og skuldbindingar að fullu greiddar. Tjón eins aðila getur því með beinum hætti haft áhrif á alla aðila að sjóðnum, það er í þágu þeirra að allar ákvarðanir um tryggingar, iðgjöld og stofngjöld byggi á sem réttustum upplýsingum.

Ferðamálastofa getur krafið leyfisskylda aðila um öll þau gögn sem stofnunin telur nauðsynleg til að leggja mat á að fjárhæðir trygginga séu í samræmi við gildandi lög og reglur.

Skipta má eftirliti Ferðamálastofu í samhliða eftirlit sem er hluti af ákvörðunarferli tryggingafjárhæða og iðgjalda og sérstakt eftirlit sem fer fram eftir að ákvörðunarferli er lokið.


Samhliða eftritlit

Við allar ákvarðanir ber Ferðamálastofu að hafa hagsmuni sjóðsins í huga en þeir eru jafnframt hagsmunir allra aðila að sjóðnum. Huga þarf að tryggingaþörf aðila að sjóðnum og áhættu af rekstri þeirra. Ferðamálastofu er skylt að framkvæma áhættumat og taka ákvarðanir í samræmi við það, mikilvægt er að réttar upplýsingar séu veittar svo áhætta af rekstri verði rétt metin.

Við samhliða eftirlit er áhersla á eftirfarandi:

  • Var öllum áskildum gögnum skilað og uppfylla þau formkröfur.
  • Uppgefnar upplýsingar um fjölda daga frá fullnaðargreiðslu til upphafs ferðar og staðfestingargreiðslur bornar saman við upplýsingar í skilmálum ferðaskrifstofunnar og upplýsingar úr fyrri skilum.
  • Lagt er mat á verð á mann í einstaka ferðum eða tegundum ferða.
  • Áætlun yfirstandandi árs er borin saman við framboð á vef ferðaskrifstofunnar og öðrum netmiðlum.
  • Áætlun yfirstandandi árs er borin saman við raunveltu síðasta árs.
  • Mat á fjárhags- og rekstrarstöðu ferðaskrifstofa sé metin áhætta af rekstri er beitt hækkunarheimildum í þágu stöðu Ferðatryggingasjóðs.

Kallað er eftir skýringum og ef við á leiðréttingum sé einhverju af framangreindu ábótavant, berist ekki fullnægjandi skýringar er ferðaskrifstofan merkt til sérstaks eftirlits, að því gefnu að unnt sé að ákvarða tryggingafjárhæð á grundvelli framlagðra gagna.

Auk framangreinds er eftirfarandi skoðað og aðilar merktir til sérstaks eftirlits ef um frávik er að ræða:

  • Raunvelta síðasta árs er borin saman við áætlun sem lögð var fram við skil fyrra árs.
  • Hafi félag skilað árshlutauppgjöri vegna endurupptöku ákvörðunar síðasta árs er árshlutauppgjörið borið saman við framlagðan ársreikning.
  • Undanþegin velta skv. framlögðum gögnum er skoðuð og borin saman við upplýsingar á vef og í öðru kynningarefni.
    • Ef upp eru gefnar pakkaferðir tryggðar af öðrum eru upplýsingar og framlögð gögn tryggingaskyldra aðila skoðuð.
    • Ef undanþegin velta virðist ekki í samræmi við framsetningu og kynningu á þjónustu ferðaskrifstofunnar á vef eða öðrum netmiðlum.

 

Sérstakt eftirlit

Það úrtak sem kemur til sérstaks eftirlits ár hvert samanstendur af:

  • Aðilum sem merktir eru til eftirlits í ákvörðunarferli.Handahófsúrtaki úr öllum gildum leyfum (líka leyfi útgefin á árinu) að undanskildum þeim sem eru sérstaklega merktir til eftirlits.
  • Aðilum sem voru með hæsta tryggingaskylda veltu skv. rauntölum síðasta árs (ef eru ekki hluti af handahófsúrtaki eða þegar merktir til eftirlits).

Auk eftirlits vegna þeirra ástæðna sem þegar hafa komið fram getur Ferðamálastofa ákveðið að taka ákveðna tegund starfsemi til sérstakrar skoðunar. Þá eru allir aðilar sem sinna þeirri starfsemi sem er til skoðunar teknir til eftirlits, farið yfir gögn þeirra og kynningarefni og í framhaldi er þeim send fyrirspurn um starfsemi.

Í eftirlitsferli er farið yfir úrtakið, gögn allra aðila rýnd ásamt upplýsingum á vef og í öðru kynningarefni. Málum er síðan forgangsraðað og tekin ákvörðun um hvort ástæða er til frekari skoðunar og eftirlits og þá hvers konar eftirlit á við.

Leiði eftirlit til þess að Ferðamálastofa telji að forsvarsmaður ferðaskrifstofu hafi brotið gegn upplýsingaskyldu sinni með því að leggja fram rangar eða ófullnægjandi upplýsingar til grundvallar útreiknings á fjárhæð iðgjalds og tryggingar og því greitt lægra iðgjald og lagt fram lægri tryggingu en áhætta af rekstri gefur tilefni til getur Ferðamálastofa lagt stjórnvaldssekt á viðkomandi aðila. Teljist brot smávægilegt er heimilt að falla frá sektarákvörðun.Hafi ferðaskrifstofa af ásetningi eða stórfelldu gáleysi veitt rangar eða ófullnægjandi upplýsingar getur það varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.Ferðamálastofa ákveður á grundvelli alvarleika brots hvort mál sæti stjórnvaldssektum eða fari í ákæruferli til lögreglu.

Viðurlög

Samhliða því að Ferðatryggingasjóður var stofnaður með breytingu á lögum nr. 95/2018 var aukið við viðurlagaákvæði laganna í samræmi við eðli sjóðsins sem samtryggingarsjóðs. Misnotkun sjóðsins svo sem með því að veita rangar upplýsingar vegna árlegs endurmats tryggingafjárhæða, tilkynna ekki aukna veltu eða veita rangar eða villandi upplýsingar um fjárhagsstöðu varðar bæði stjórnvaldssektum og refsiviðurlögum.

Alvarleiki brots ræður því í hvaða viðurlagaferli það fer og getur sama brot varðað bæði stjórnvaldssektum og refsingu.

Fari aðilar að sjóðnum ekki að ákvæðum VII. kafla laganna (um Ferðatryggingasjóð) eða ákvörðunum Ferðamálastofu getur Ferðamálastofa beitt aðila dagsektum.

Nánar málesa um viðurlög hér og í 33. gr. laga nr. 95/2018


 

Viðurlög

Dagsektir

Ef ekki er farið að fyrirmælum eða ákvörðunum Ferðamálastofu getur stofnunin lagt á dagsektir þar til farið hefur verið að þeim. Dagsektir geta numið frá 50 þús. kr. til 500 þús. kr. á dag.

Stjórnvaldssektir

Ferðamálastofu er heimilt að leggja stjórnvaldssektir á ferðaskrifstofu sem veitt hefur rangar eða ófullnægjandi upplýsingar sem liggja eiga til grundvallar mati á fjárhæð iðgjalds og tryggingar, hvort sem brot eru framin af ásetningi eða gáleysi.

Stjórnvaldssektir geta numið allt að 5% af heildarveltu síðasta rekstrarárs hjá hverjum þeim sem aðild á að broti. Við ákvörðun um fjárhæð sektar skal hafa hliðsjón af eðli og umfangi brots eða brota, hvað brot hafa staðið lengi og hvort um ítrekað brot er að ræða.

Séu stjórnvaldssektir ekki greiddar innan mánaðar frá ákvörðun Ferðamálastofu skal greiða dráttarvexti af fjárhæð sektarinnar.

Ef brot er framið af stórfelldu gáleysi eða ásetningi getur brotið varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum ef sakir eru miklar.

Sé maður dæmdur skv. framangreindu má í dómi í sakamáli á hendur honum jafnframt banna honum að fá leyfi samkvæmt lögum um Ferðamálastofu, sitja í stjórn félags sem hefur slíkt leyfi, starfa sem framkvæmdastjóri þess eða koma með örðum hætti að stjórn leyfisskylds aðila í allt að þrjú ár.

Varði meint brot bæði stjórnvaldssektum og refsingu metur Ferðamálastofa hvort mál skuli kært til lögreglu eða því lokið með stjórnvaldsákvörðun. Ef brot eru meiri háttar ber Ferðamálastofu að vísa þeim til lögreglu. Brot telst meiri háttar ef það lýtur að verulegum fjárhæðum, ef verknaður er framinn með sérstaklega vítaverðum hætti eða við aðstæður sem auka mjög á saknæmi brotsins. Jafnframt getur Ferðamálastofa á hvaða stigi rannsóknar sem er vísað máli vegna brota á lögunum til rannsóknar lögreglu.

Niðurfelling leyfis

Ferðamálastofu er ýmist heimilt eða skylt að fella niður leyfi við vissar aðstæður. Sjá sérstaka umfjöllun um niðurfellingu.

Niðurfelling leyfis

Ferðamálastofu er heimilt að fella niður leyfi ferðaskrifstofu hafi hún vanrækt að leggja fram pakkaferðatryggingu samkvæmt ákvörðun stofnunarinnar eða greiða iðgjald á gjalddaga. Þá er Ferðamálastofu einnig heimilt að fella niður leyfi ferðaskrifstofu hafi hún ekki veitt þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að meta fjárhæð iðgjalds eða tryggingar.

Sé leyfi ferðaskrifstofu fellt niður af framangreindum orsökum getur ferðaskrifstofan ekki orðið aðili að Ferðatryggingasjóði, og þar með ekki fengið leyfi að nýju, fyrr en búð er að greiða þau iðgjöld sem voru í vanskilum og, ef við á, endurgreiða sjóðnum þá fjárhæð sem greidd hefur verið til ferðamanna.

Ferðamálastofa fellir niður leyfi ferðaskrifstofu komi til ógjaldfærni eða gjaldþrots leyfishafa.

Sé leyfi fellt niður af ofangreindum ástæðum er niðurfelling leyfisins og áskorun um kröfulýsingu  birt í Lögbirtingablaðinu, á vef Ferðamálastofu og á annan áberandi hátt eins og heppilegt þykir hverju sinni. Ferðamenn skulu lýsa kröfum sínum skriflega og skulu þær berast innan tveggja mánaða frá birtingu áskorunarinnar. Stjórn Ferðatryggingasjóðs er heimilt að framlengja kröfulýsingarfrestinn um þrjá mánuði ef sérstakar ástæður mæla með því. Kröfulýsingum skulu fylgja fullnægjandi gögn til sönnunar um kröfuna. Kostnaður sem til fellur við uppgjör í kjölfar gjaldþrots eða ógjaldfærni seljanda greiðist af tryggingu hans.

Aðeins kröfur sem leiða af ofangreindum ástæðum njóta tryggingaverndar Ferðatryggingasjóðs. Ferðatryggingasjóður greiðir lögmætar kröfur sem berast og innkallar tryggingu viðkomandi. Séu kröfur umfram fjárhæð tryggingarinnar eignast Ferðatryggingasjóður endurkröfurétt á viðkomandi ferðaskrifstofu eða þrotabú hennar. Endurkrafa sjóðsins nýtur rétthæðar í samræmi við 1. mgr. 112. gr. laga um gjaldþrotaskipti o.fl., nr. 21/1991, við gjaldþrotaskiptin.

Niðurfelling af öðrum ástæðum en getið er um hér að ofan skal birt í Lögbirtingablaðinu, á vef Ferðamálastofu og á annan áberandi hátt eins og heppilegt þykir hverju sinni. Kröfur sem kunna að stofnast njóta ekki tryggingaverndar Ferðatryggingasjóðs og verða þeir sem telja sig eiga kröfur á hendur ferðaskrifstofunni að beina kröfum sínum að henni.

Endurkröfuréttur

Við greiðslu úr Ferðatryggingasjóði til ferðamanna stofnast krafa sjóðsins á hendur viðkomandi seljanda eða þrotabúi hans. Ferðatryggingasjóði er heimilt að ganga að tryggingu seljanda skv. 25. gr. til fullnustu kröfu sinni. Komi til gjaldþrots seljanda nýtur krafa sjóðsins, sem ekki hefur fengist greidd að fullu af tryggingu seljanda, rétthæðar við gjaldþrotaskiptin í samræmi við 1. mgr. 112. gr. laga um gjaldþrotaskipti o.fl  nr. 21/1991.

Beiðni um endurupptöku

Á grundvelli 24. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er forsvarsmönnum ferðaskrifstofa heimilt að sækja um endurupptöku ákvörðunar um tryggingafjárhæð. Aðili á rétt á því að mál sé tekið til meðferðar á ný ef:

  1. Ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik.
  2. Atvik hafa breyst verulega frá því að ákvörðun er tekin.

Frestur til að óska eftir endurupptöku er þrír mánuðir.

Samkvæmt lögunum er frestur til að leggja fram beiðni um endurupptöku þrír mánuðir frá því að tilkynnt var um ákvörðun. Ákvarðanir um tryggingafjárhæðir eru sendar ferðaskrifstofum um mánaðarmót júlí/ágúst og því rennur fresturinn út í lok október ár hvert. Frestur miðast við dagsetningu síðustu ákvörðunar. Hafi mál verið kært til ráðuneytis þegar beiðni um endurupptöku berst ber Ferðamálastofu að vísa beiðninni frá.

Forsendur þess að mál sé tekið til endurupptöku er að um sé að ræða verulegar breytingar á þeim gögnum sem ákvörðunin var byggð á.

Athugið að beiðni um endurupptöku frestar ekki réttaráhrifum ákvörðunar. Aðilum ber því að leggja fram tryggingu, greiða iðgjald og ef við á stofngjald fyrir 1. september ár hvert áður en beiðni um endurupptöku er tekin til meðferðar.

Endurupptaka á grundvelli ófullnægjandi eða rangra upplýsinga

Endurupptaka á grundvelli ófullnægjandi eða rangra upplýsinga getur átt við ef:

  • Velta sem undanþegin er tryggingskyldu var fyrir mistök skráð sem tryggingskyld við skil á gögnum.
  • Mistök hafa átt sér stað við skráningu gilda sem hafa áhrif á útreikning tryggingafjárhæðar (fjöldi daga frá fullnaðargreiðslu til upphafs ferðar, fjárhæð staðfestingargreiðslna, lengd ferða í dögum).
  • Tryggingafjárhæð er ákvörðuð á grundvelli áætlunar yfirstandandi árs og leyfishafi getur sýnt fram á að verulegur forsendubrestur hafi orðið eða mistök í áætlanagerð hafi leitt til ofmats á tryggingaskyldri veltu.

Beiðni skal send í tölvupósti á netfangið arlegskil@ferdamalastofa.is, leggja þarf fram eftirfarandi gögn:

  • Ítarlegan rökstuðning þar sem fram koma skýringar á forsendubresti eða mistökum sem hafa átt sér stað.
  • Endurskoðaða áætlun um tryggingaskylda veltu yfirstandandi árs, nægilegt er að senda upplýsingar um veltu hvers mánaðar og skiptingu hennar í tryggingaskylda veltu og veltu sem undanþegin er tryggingaskyldu.
  • Áætlun um veltu fyrstu átta mánuði næsta árs, nægilegt er að senda upplýsingar um veltu hvers mánaðar og skiptingu hennar í tryggingaskylda veltu og veltu sem undanþegin er tryggingaskyldu.
  • Árshlutauppgjör fyrir fyrstu 6, 7 eða 8 mánuði ársins sem staðfest er af endurskoðanda eða öðrum til þess bærum aðila:
    • Beiðni sem berst í ágúst þarf að vera studd staðfestu 6 mánaða uppgjöri.
    • Beiðni sem berst í september þarf að vera studd staðfestu 7 mánaða uppgjöri.
    • Beiðni sem berst í október þarf að vera studd staðfestu 8 mánaða uppgjöri.

Ferðamálastofa getur krafið aðila um öll þau gögn sem stofnunin telur nauðsynleg til að staðfesta réttmæti framlagðra upplýsinga. Sé þörf á frekari upplýsingum eða gögnum leiðbeina starfsmenn Ferðamálastofu um næstu skref.

Beri innsend gögn með sér að grundvöllur sé fyrir endurskoðun tryggingafjárhæðar er mál félagsins opnað til leiðréttingar í vefgátt Ferðamálastofu og forsvarsmönnum sendur leiðbeinandi tölvupóstur um næstu skref.

Atvik hafa breyst verulega frá því að ákvörðun var tekin – endurupptaka vegna breyttrar fjárhagsstöðu

Hafi leyfishafi sætt álagi á tryggingafjárhæð vegna fjárhagsstöðu er hægt að sækja um endurupptöku sýni árshlutauppgjör að veltufjárhlutfall og /eða eiginfjárhlutfall félagsins hafi breyst þannig að viðmið Ferðamálastofu um beitingu álgas á tryggingafjáræð eigi ekki lengur við eða álagsprósenta félagsins muni lækka. Hér má lesa um beitingu álags á tryggingafjárhæð vegna fjárhagsstöðu ferðaskrifstofa.

Beiðni skal send í tölvupósti á netfangið arlegskil@ferdamalastofa.is  leggja þarf fram eftirfarandi gögn:

  • Rökstudda beiðni í tölvupósti þar sem óskað er eftir að álag á tryggingafjárhæð verði endurskoðað vegna breyttrar fjárhagsstöðu.
  • Árshlutauppgjör fyrir fyrstu 6, 7 eða 8 mánuði ársins sem staðfest er af endurskoðanda eða öðrum til þess bærum aðila:
    • Beiðni sem berst í ágúst þarf að vera studd staðfestu 6 mánaða uppgjöri.
    • Beiðni sem berst í september þarf að vera studd staðfestu 7 mánaða uppgjöri.
    • Beiðni sem berst í október þarf að vera studd staðfestu 8 mánaða uppgjör.

Tekjur skv. árshlutauppgjöri eru bornar saman við áætlaðar tekjur sömu mánaða og kallað eftir uppfærðri áætlun ef við á.

Ferðamálastofa getur krafið aðila um öll þau gögn sem stofnunin telur nauðsynleg til að staðfesta réttmæti framlagðra upplýsinga. Sé þörf á frekari upplýsingum eða gögnum leiðbeina starfsmenn Ferðamálastofu um næstu skref.

Beri innsend gögn með sér að grundvöllur sé fyrir endurskoðun tryggingafárhæðar er mál félagsins opnað til leiðréttingar í vefgátt Ferðamálastofu og forsvarsmönnum sendur leiðbeinandi tölvupóstur um næstu skref.

Kæruheimild

Stjórnvaldsákvarðanir Ferðamálastofu eru kæranlegar til ráðherra.

Ákvörðun Ferðamálastofu sem tekin er vegna trygginga ferðaskrifstofa má skjóta til ráðherra innan fjögurra vikna frá því að hún er kynnt þeim sem hún beinist að. Málskot til ráðherra frestar ekki gildistöku ákvörðunar.

Kærufrestur vegna ákvörðunar Ferðamálastofu um niðurfellingu leyfis, skv. lögum um Ferðamálastofu nr. 96/2018, er fjórar vikur. Málskot til ráðherra frestar ekki gildistöku ákvörðunar.

Ákvörðun um dagsektir má skjóta til ráðherra innan fjórtán daga frá því að hún er kynnt þeim sem hún beinist að. Dagsektir reiknast ekki fyrr en frestur er liðinn. Dagsektir eru aðfararhæfar að liðnum kærufresti en kæra til ráðherra frestar aðför uns endanleg niðurstaða liggur fyrir. Málshöfðun fyrir almennum dómstólum frestar ekki aðför.

Um kærur vegna annarra ákvarðana en dagsektir og tryggingar fer samkvæmt stjórnsýslulögum. Almenna reglan er að stjórnvaldsákvörðun er kæranleg til æðra stjórnvalds innan þriggja mánaða frá því að hún er tilkynnt aðila.

Birting og afhending upplýsinga

Ferðamálastofu er heimilt að birta á vef sínum lista yfir leyfisskylda aðila með fullnægjandi tryggingar.

Ferðamálastofu er einnig heimilt að afhenda stjórnvöldum annarra ríkja og taka á móti frá stjórnvöldum annarra ríkja gögnum og upplýsingum sem nauðsynlegar eru við framkvæmd pakkaferðatrygginga.