Öryggisáætlanir

Ferðaþjónustufyrirtæki sem hyggjast veita gæðaþjónustu verða að leggja áherslu á öryggismál. Gerð öryggisáætlana er lykilatriði í því samhengi. Samkvæmt lögum um Ferðamálastofu nr. 96/2018 ber hverjum þeim sem hyggst framkvæma skipulagðar ferðir á íslensku yfirráðasvæði að hafa öryggisáætlanir fyrir sínar ferðir. Söluaðilar sem selja ferðir sem framkvæmdar eru af öðrum verða að ganga úr skugga um að öryggisáætlanir séu til staðar fyrir þær ferðir.

Öryggisáætlun samanstendur af fjórum þáttum sem eru áhættumat, verklagsreglur, viðbragðsáætlun og atvikaskýrsla. Hér fyrir neðan má finna lýsingu á hverjum þætti fyrir sig ásamt eyðublöðum sem frjálst er að nota til stuðnings við gerð öryggisáætlana. Hafa ber í huga að öryggisáætlanir þarfnast reglulegrar endurskoðunar og uppfærslu sérstaklega í ljósi reynslunnar.

Áhættumat

Áhættumat felur í sér mat á hugsanlegri hættu í tengslum við framkvæmd ferða. Lagt er mat á hvaða hættur eru fyrir hendi í hverri tegund ferða og hversu líklegt er að þær leiði til slysa eða óhappa, hvar og hvernig þau geta átt sér stað og hverjir gætu orðið fyrir þeim.

Verklagsreglur

Verklagsreglur taka mið af áhættumati og eru hluti af forvörnum, þeim er ætlað að koma í veg fyrir, lágmarka eða útiloka þær hættur sem koma fram í áhættumati. Í verklagsreglum skulu koma fram upplýsingar um reynslu, þekkingu og kunnáttu starfsmanna, fjölda viðskiptavina á hvern starfsmann, hvaða upplýsingar eigi erindi við viðskiptavini, búnað og fjarskipti.

Viðbragðsáætlun

Viðbragðsáætlun tekur mið af áhættumati og felur í sér hvernig bregðast skuli við óhöppum. Viðbraðgsáætlum er meðal annars ætlað að lágmarka afleiðingar slysa og óhappa. Mikilvægt er að viðbragðsáætlunin sé einföld og skýr.

 Verklagsregla og viðbragðsáætlun geta t.d. verið framhlið og bakhlið skjals sem leiðsögumenn hafa meðferðis í öllum sínum ferðum.

Atvikaskýrsla

Atvikaskýrsla er ítarleg skýrsla um atvik sem felur í sér upplýsingar á borð við; lýsing á atviki?, til hvaða aðgerða var gripið?, hverjir lentu í atvikinu?, vitni/sjónarvottar. Atvikaskýrslur eru ómissandi þegar öryggisáætlanir eru endurskoðaðar með það að leiðarljósi að læra af þeim atvikum sem upphafa komið.

Hvert sendi ég öryggisáætlun?

  • Ferðamálastofa getur hvenær sem er kallað eftir öryggisáætlunum.
  • Öryggisáætlanir eru ekki sendar inn með leyfisumsóknum.

Ábendingar og hagnýt atriði

  • Gerð öryggisáætlana er hluti af því að veita gæðaþjónustu.
  • Mikilvægt er að skrá ÖLL atvik sem upp koma og eru utan hins hefðbundna, einnig þarf að skrá næstum því slys.
  • Öryggisáætlanir skulu vera skriflegar, bæði á íslensku og ensku.
  • Söluaðilar ferða verða að ganga úr skugga um að sá sem framkvæmir ferð sé með öryggisáætlun.
  • Hægt er að sækja aðstoð við gerð öryggisáætlana til ýmissa verkfræðistofa og ráðgjafafyrirtækja.
  • Ferðamálastofa hefur heimild í lögum til að leggja dagsektir á fyrirtæki sem uppfylla ekki skilyrði laganna. Dagsektir geta numið frá 50 þús. kr. til 500 þús kr. á dag.
  • Endurmeta þarf öryggisáætlanir reglulega (amk. einu sinni á ári eða eftir slys/óhapp/atvik/næstum því slys) og gera nýjar þegar nýjar tegundir ferða eru skipulagðar.
  • Á vefsíðu Vakans - gæða og umhverfiskerfi ferðaþjónustunnar - er að finna ítarlegan bækling um gerð öryggisáætlana (sjá hér).

Nánari upplýsingar veitir:

Hólmgeir Þorsteinsson
sérfræðingur
holmgeir@ferdamalastofa.is